Das IOX LAB & Synnous – Eine Erfolgsgeschichte des externen Personalbüros für Startups

Das IOX LAB ist ein innovatives Startup, das sich auf IoT und Rapid Prototyping spezialisiert hat. Seit 2017 hat sich die Anzahl der Mitarbeiter*innen, mithilfe von Synnous, dem externen Personalbüro von acht auf 19 Personen erhöht.

Ihre bisherige Zusammenarbeit lassen Synnous-Gründerin Martha Giannakoudi und HR-Business Partnerin Leonie Schnieber hier zusammen mit den IOX Gründern Robert Jänisch und Andreas Bell (Andy) Revue passieren.

Synnous als externes Personalbüro

Andy: „Als junges, dynamisches Startup ist das richtige Team für uns das A&O. Eine professionelle Betreuung im Bereich Personal ist dabei unerlässlich. Da unser Business richtig angezogen hat, brauchten wir kurzfristig jemanden, der uns Gründern das Recruiting abnimmt. Bei Synnous haben wir die Möglichkeit, das Leistungsangebot individuell auf unsere Needs abzustimmen. Schnell haben wir gemerkt, dass wir uns auch bei administrativen HR-Themen sowie Personalentwicklung voll und ganz auf das Synnous-Team verlassen können.“

Wie startet eine solche Zusammenarbeit?  

Leonie: “Zu Beginn ist es wichtig zu identifizieren, welche Teile der Personal-Infrastruktur bereits vorhanden sind, d.h. es gilt die bestehenden Bewerbungs- und Recruitingprozesse zu sichten, um die Stärken und Schwächen auszumachen. Im Anschluss reichern wir die Infrastruktur passgenau mit unserem Know-How und unseren HR-Tools an.“

Martha: „Der erste Tag unserer Zusammenarbeit war picke-packe voll und startete mit einem knackigen Auftaktmeeting, in dem wir den Status Quo, die Ziele und Visionen von IOX erfragt haben: Wie sieht Eure Geschäftsstrategie aus? Welche Aufträge und Projekte stehen an? Welche Mitarbeiter*innen habt Ihr bereits? Welche können wir entwickeln und welche müssen wir neu rekrutieren?“

Leonie: „Selbstverständlich sind die Gespräche mit jedem*r einzelnen Mitarbeiter*in der Schlüssel dazu, schnell ein integrativer Bestandteil vom IOX LAB zu werden. Sie befähigen mich dazu auf die Bedürfnisse aller einzugehen, was für die Personalarbeit essenziell wichtig ist.“

Martha: „Funktionierende Kommunikationsstrukturen zwischen Synnous, den Gründern und allen Mitarbeitenden aufzubauen, hat dabei hohe Priorität. Neben E-Mail, Slack und Whatsapp  schätzen wir die persönlichen Treffen alle 14 Tage zum Jour-Fixe.“

Mittlerweile bilden Robert, Andy, Leonie und Martha ein zielstrebiges Quartett, das sich hinsichtlich der Kompetenzen optimal ergänzt und HR-Themen ganzheitlich angehen kann.

Andy: „Der hoch effiziente Recruitingprozess bedeutet für mich eine hohe Flexibilität. Durch Synnous wird uns Gründern eine ganze Menge Zeit erspart, denn Synnous unterstützt uns mit monatlich 15 Beratertagen. Wir können Personalthemen komplett delegieren und wissen, dass Martha und Leonie verstehen, was wir wollen. Die Basis unserer Zusammenarbeit bilden Offenheit, Vertrauen und Spaß. Daher können wir auch durchaus etwas verrückte und neue Methoden ausprobieren. Das spüren auch die Bewerber*innen und lassen sich in der Folge voll motiviert und vertrauensvoll auf das IOX LAB als neuen Arbeitgeber ein.“

Leonie: “Unsere time-to-hire Bestzeit? Donnerstags geskyped, freitags einen „Schnuppertag“ absolviert und montags als neue*r Mitarbeiter*in im Sales-Team gestartet. Unschlagbar, oder?“

Was gibt es denn noch, außer Recruiting?

Performance Management

Martha: „Wir verstehen uns als full-service Provider. Neben Recruiting & Betreuung des Onboardings, kümmern wir uns auch um das Performance Management, also alle Maßnahmen rund um Leistungsbereitschaft, Mitarbeiter*innenmotivation und Zielerreichung.

Zum Ende des ersten Halbjahres mit dem IOX LAB haben wir einen Workshop veranstaltet, der den Grundstein für erfolgreiche Mitarbeiter*innengespräche gelegt hat. Wir beschäftigen uns intensiv mit den Entwicklungsfeldern und -potenzialen jedes*r Mitarbeiter*in und setzten Rahmenbedingungen und Beurteilungskriterien passgenau auf.“

Robert: „Durch Synnous sind unsere Mitarbeiter*innengespräche einfach besser geworden, denn wir haben eine Struktur und Leitfragen erarbeitet und ich kann die Gesprächsführung den HR-Profis überlassen, während ich mich ganz auf das Beobachten und Reflektieren konzentrieren kann.“

IOX als Ausbildungsbetrieb

Leonie: „Mit unserer Erfahrung können wir individuell auf die Organisationsentwicklung eingehen und unsere Vorschläge zur Gestaltung der Personalstrategie einbringen, wie z.B. aus dem IOX LAB einen Ausbildungsbetrieb werden zu lassen.“

Andreas: „Diese Entscheidung haben wir gemeinsam getroffen. Synnous hat alles für die Anerkennung als Ausbildungsbetrieb bei der IHK in die Wege geleitet und organisiert. Auch das Recruiting der Auszubildenden wurde uns natürlich von Synnous abgenommen und wir mussten uns fast um nichts weiter kümmern.“

Kündigungen und Mahnungen

Martha: „Wir sind auch für die notwendigen, aber unangenehmen Maßnahmen wie Abmahnungen oder Kündigungen zuständig. Wichtig ist hier, dass eine Kündigung eine Konsequenz aus einem intensiv begleiteten Prozess darstellt. Dazu zählt, dass Wertschätzung, offene und faire Kommunikation die richtigen Leitsätze sind. Wenn das alles beherzigt wurde, wird der*die Mitarbeiter*in nicht überrascht sein und im besten Fall auch die Entscheidung nachvollziehen können.“

Welche weiteren Tools und Workshops habt ihr beim IOX LAB platziert?

Martha: „Ein hoch wirksames Instrument ist unser Team-Führungs-Feedback Workshop, der zum großen Teil ohne die Führungskräfte stattfindet. Dabei wird umfangreiches Feedback zur Führung, Team, Unternehmen und den anstehenden Herausforderungen und Chancen erarbeitet. Das Ergebnis, die IOX Roadmap, wurde von ausnahmslos allen für sehr wertvoll für die Team- und Unternehmensentwicklung erachtet. Und natürlich haben wir noch einiges mehr in unserer HR-Tool-Box, wie z.B. die Einführung einer Personalsoftware und einer kontinuierlichen Teambefragung und die Kür stellt unser Portfolio zum Thema Unternehmens- und Führungskultur dar.

Resümee

Robert: „Als Startup ist man stets in Bewegung und bringt ein überdurchschnittlich großes Wachstumstempo und Arbeitsvolumen mit sich. Deshalb ist eine professionelle Betreuung im Personalbereich besonders wichtig, darunter auch die Auswahl der richtigen Mitarbeiter*innen.“

Andy: Insbesondere die Möglichkeit, Synnous Angebot flexibel und individuell auf die eigenen Bedürfnisse abzustimmen, hat uns überzeugt.“

Leonie: „Die Zahlen sprechen für sich: Durch unsere vertrauensvolle Zusammenarbeit konnten wir über 500 Bewerbungen bearbeiten und alle anfallenden HR-Themen routiniert gestalten. So konnten wir die Mitarbeiter*innenzahl des IOX LABs innerhalb eines Jahres mehr als verdoppeln.“

Robert: „Die Zusammenarbeit zwischen Synnous und dem IOX Lab ist absolut freundschaftlich geprägt. Zusammen fahren wir auf Messen und sind auch bei diversen Events wie Workshops und Teammeetings mit dabei. Deshalb wissen wir es sehr zu schätzen, dass der STARTPLATZ dafür gesorgt hat, dass Synnous hier im Haus ist und immer ein offenes Ohr hat.“